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如何通过复盘提升企业效能

发布时间:2023/12/13 15:41:04   Click:

近年来,越来越多的职场人士意识到,复盘是能力养成与提升的基本途径,是个人学习的主要方式;越来越多的管理者认识到,复盘是带团队、提升团队协同战斗力的重要方法,是萃取和运营组织知识、激发创新与快速迭代的核心机制。因此,在很多组织中,复盘已经成为一种基本的工作方法,成为很多个人和团队的“热门词汇”。尤其是快到年底了,很多企业都在做复盘。那么,怎么鉴别你做的是真正的复盘,还是“伪复盘”呢?

 

01

什么是「伪复盘」?

 

在我看来,要分清你所做的是不是真正的复盘,不管你怎么称呼它(“名”),关键看它是不是符合复盘的本质和精髓(“实”),要名副其实才行。那么,什么是复盘的本质和精髓呢?从复盘的起源来看,它是我们从自身实践中学习的一种方法,而所谓的学习,不只是你“知道了”,必须要靠后续的行动以及实践来检验。


因此,复盘的目的或本质就在于面向未来,提升我们有效行动能力和未来的绩效表现。在我看来,为了让学习真正发生,复盘必须遵循特定的流程、步骤或逻辑,而且必须把每一步都做到位,学习才能发生。在《复盘+:把经验转化为能力》一书中,我基于荀子在2000多年以前提出的通过实践成长为君子的理论模型,提出了复盘的底层逻辑——“U型学习法”(如图1所示)。

图1 复盘之道——“U型学习法”(邱昭良,2015)

1 复盘之道——“U型学习法”(邱昭良,2015

 

从这种意义上讲,真正的复盘就是一场“思维体操”,它必须能够“由表及里”,让我们透过表面现象,看到成败背后的根本原因,“知其然,并且知其所以然”;同时,它还必须能够“由此及彼”,让我们“举一反三”,从本次经历具体的原因中“抽离”出来,总结、提炼出指导未来类似场景下的有效行动规则或应该汲取的教训,并付诸改进。因此,只有以学习为目的,坚持上述逻辑或步骤,并把每一步都做到位,让学习真正发生,才是一次真正的复盘。凡是与此不符合的,就很可能是“伪复盘”。

 

具体来说,有如下六类表现形式:

 

1. 工作总结/述职/考评。

 

因为复盘要建立在对过去工作进行梳理的基础上,所以,很多人会将复盘与工作总结、述职或考评混为一谈。

 

但是,后者往往并不是以学习为目的,而是对过去一段时间的工作进行梳理、总结、评价,这往往跟个人的绩效评定甚至升迁、任用有关联,所以,大家在参会时就很难保持客观、中立的心态,容易报喜不报忧,或者邀功、避过。

 

在我看来,学习是一扇只能由内向外开启的心门,如果“心门”是关着的,就很难产生真正深入、有效的学习。

 

2. 解决问题

 

一些人在组织所谓的复盘会议时,容易只盯着失败或不足,因为他们的目的就是想解决当前工作中存在的问题、推动工作。

 

这样,他们就很容易把复盘和分析、解决问题混为一谈,不仅失去了从成功中学习、复制和推广成功经验的机会,也没有“举一反三”、萃取提炼能指导未来类似场景或任务时采取有效行动的经验或教训,只是就事论事,使复盘的学习价值大打折扣。

 

3. 回顾/回想

 

一些人在做“复盘”时,并不理解或完全遵照复盘的底层逻辑,只是按照自己的习惯,把事情回想、梳理一遍,看看哪儿做得好、哪儿可以改进……这样做只是“蜻蜓点水”或“自说自话”,经不起推敲,也不是真正的复盘。

 

4. 预想/模拟/推演

 

一些人在做“复盘”的过程中,没有遵循复盘的一般程序,只是在发现了不足之后,预想或推演一下“如果……就好了”,这样可能也只是“马后炮”或“一厢情愿”,同样没有充分发挥复盘的威力。

 

5. 走形式,走过场

 

近年来,由于网上有不少复盘的模版,书上也有相应的流程,于是,更常出现的状况是,大家在做复盘时,遵照了相应的步骤或程序,但是,只是走了个过场,很多地方都做不到位。这样,效果差强人意,就像“温吞水”。

 

6. 批斗会

 

在一些企业中,秉承了学习、改进的精神,复盘会议也是按照相应的流程,但是,在研讨的过程中,经常出现批评、指责甚至相互推责、攻击的状况,导致大家都“神经”高度紧张,从而影响学习的发生。

 

当然,除了这六类形式以外,团队复盘还会面临很多挑战(见我书中总结的“团队复盘的25个坑“),使得团队复盘难以达到预期的效果。所以,在现实生活中,“伪复盘”可能还有很多不同的表现形式,值得我们警惕。


02

远离「伪复盘」

 

基于我20多年实践和引导复盘的经验,我认为,复盘看似简单,要做到位却非常不易。因此,尽管我长期推广和辅导企业应用复盘,但是,对于真心想应用复盘的企业管理者来说,我经常说的一句话是:如果你能够把复盘做到位,那自然是做的越多,成长越快。但是,要是你做的是“伪复盘”,多做不如少做。因为你做的“伪复盘”越多,可能更加事与愿违。为什么这么说呢?

 

在《复盘+:把经验转化为能力(第3版)》一书中,我介绍了“启动复盘的三个成长引擎”这样一个概念。如果我们把复盘当成你要培养的一项能力,怎么才能使其在你所在的组织中生根发芽、茁壮成长并最终硕果累累呢?这需要从复盘参与者、引导师(通常是团队管理者)和组织三个层面,启动三个“成长引擎”(如图2所示)。

图2 推动复盘的三个“成长引擎”(邱昭良,2018)

2 推动复盘的三个“成长引擎”(邱昭良,2018

 

1. 个人:只有真切地感受到复盘的价值,才能更加积极地参与其中,从而取得更好的效果。

 

基于基本的人性规律,对于对自己真正有价值而且感受好的活动,我们就愿意积极地参与。因此,若一开始能确保每一次复盘都达到预期的效果,让大家学到了宝贵的经验或教训,并在复盘的过程中也有良好的感受,这样就能够提高大家对复盘的兴趣,增强大家参与复盘的积极性,从而更愿意以开放的心态参与其中,学到更多东西,形成一个良性循环(如图2R1所示)。

 

2. 引导师:有效的复盘会振奋信心,促使其不断提高技能,从而进一步改善复盘的效果。

 

若团队管理者作为引导师,组织和推动了复盘的顺利进行,取得了良好效果,不仅提升了团队成员的能力,改善了团队的协作,有效地推动了工作、提升了绩效,也会让引导师感到振奋,更积极地进行总结、反思与实践,从而提高复盘引导技能,这有利于复盘效果的进一步提升(如图2R2所示)。

 

3. 组织:到位的复盘可以改善组织文化,营造适宜的环境,从而进一步提升复盘的效果。

 

与此同时,若复盘执行到位,也会改善组织的流程、制度、规范,甚至一些根深蒂固的规则和信念,这有助于改善企业文化,让大家更愿意深入反思自我、坦诚表达、激发集体智慧,从而促进复盘效果的提升(如图2R3所示)。

 

以上三个方面相互影响、相互促进,共同推动和改善复盘的效果。但是,如果复盘效果不佳,上述三个回路都可能蜕变为“恶性循环”。比如说,你做了一次“伪复盘”,花了时间,但没有取得预期的效果,或者一些人感受不佳,他就会觉得“这个方法不好用啊”,或者“复盘不过如此”。

 

这不仅会影响人们后续参与复盘的热情,而且可能带着“有色眼镜”、“预设立场”去看复盘,从而削弱复盘的效果。而这会进一步印证、增强他们的预期,使其陷入一个恶性循环之中。所以,你如果真的希望用好复盘,那就请尽量远离“伪复盘”!要做复盘,就认真地把复盘做到位,否则,多做不如少做!

 

03

如何做到「真复盘」

 

那么,如何才算做到真正有效的“复盘”呢?由于复盘是一个复杂的动态系统,不仅仅是一次会议,还涉及前期的设计与筹备,以及后续的跟进推动,会涉及很多人,彼此之间也会产生很多微妙而错综复杂的相互影响,因此,要把复盘真正做到位,需要各方面的条件协调配合。概括来说,我认为,要把复盘真正做到位,需要统筹兼顾如下四个方面:


1. 操作手法

不同类型的复盘需要用到不同的操作手法。就像杀鸡不能用宰牛的刀,那样可能大材小用,反而会不顺手。当然,如果杀牛用一把宰鸡刀,也会捉襟见肘。因此,对于复盘引导师来说,需要根据不同的复盘来选择使用适合的操作手法。

 

比如,对于一个大的项目或部门、公司的阶段性工作,必须采用我在《复盘+:把经验转化为能力(第3版)》中提出的“三阶九步法”,从前期的精心准备,到复盘会议的有效引导,再到后续的推进到位,把三个阶段的九项工作都做到位,就可以应对团队复盘常见的一些误区或挑战。这在很多企业的实践中都得到了验证。

 

2. 工具与方法

就像孔子所说:“工欲善其事,必先利其器”。要想提高复盘的效果,必须掌握和使用相应的方法。比如,很多人在复盘时容易“跳跃”,为此,可以使用我书中介绍的“复盘画布”作为辅助性的引导工具,让大家明确研讨的整体流程。

 

再比如,如果对于亮点或不足的根因分析比较浅、流于表面,可以使用诸如“思考的罗盘”、“鱼骨图”、“五个为什么”等方法,通过逐层深入或看到关键要素之间的相互联系,帮助大家全面、深入、动态地思考,等等。在我看来,合格的复盘引导师需要有一组工具箱,可以在遇到相应的状况或挑战时,选择使用最适合的工具或方法,这样可以事半功倍。

 

3. 能力

 

根据我的实践,团队复盘会面临很多的挑战或困难。我称之为“团队复盘的25个坑”。要有效地应对这些挑战,需要具备三项核心能力。

 

1)复盘引导

 

实践证明,有效的引导是团队复盘成败的关键之一。如果复盘引导师能够营造适宜的氛围、保持中立,关注过程,并促进所有与会者的积极参与,就可以激发集体的智慧、提升研讨质量。

 

2)系统思考

 

对于很多复杂事件、大型项目或经营与战略复盘而言,除了把复盘引导做到位,还需要掌握系统思考的技能。只有这样,才能更好地应对复杂性的挑战。如果整个团队都具备系统思考的智慧,可以使用系统思考的方法与工具进行集体交流、研讨,可激发集体的智慧,而不是陷入系统的复杂细节之中,难以自拔。

 

3)知识萃取

 

除了复盘引导和系统思考,另外一项核心技能是知识萃取,因为复盘要产生对后续行动的影响,关键就在于要萃取、提炼出能够指导未来有效行动的知识。如果没有专业的知识萃取引导经验,即便进行了到位的分析、反思,也难以萃取、提炼出有效的知识。

 

需要说明的是,上述三项核心能力并不只是针对复盘引导师而言的。在企业中,要推广复盘,也应该对参与复盘的员工进行赋能,使其掌握相应的聆听、主张与探询的能力,掌握系统思考和知识萃取的能力,以及相应的方法与工具。

 

这样可以产生更大的价值增益(上述三项技能的赋能可分别参考我近年来出版的四本专著:《复盘+:把经验转化为能力》《如何系统思考》《知识炼金术:知识萃取和运营的艺术与实务》以及《知识炼金术(个人版):成为领域专家的系统方法》)。

 

4. 心法

 

就像练武术一样,只是掌握了相应的招数、套路和工具,并不能成为武林高手。要充分发挥手法和方法、工具的功效,必须熟悉相应的“心法”,也就是理解这些方法和工具背后的精髓,能够有效地使用它们。

 

在《复盘+:把经验转化为能力(第3版)》一书中,我基于实践经验,从参与者、引导师和组织三个方面,总结了至少12项因素,会影响复盘的效果。由于这些要素之间会动态地相互影响,任何一些因素不到位或某些因素非常强烈,都会降低复盘的质量。相反,只有各方面因素协调到位,才能保证复盘的效果。

 

总之,面对当今时代复杂多变的商业环境,面对人工智能的突飞猛进,复盘从来没有像现在这样至关重要。因此,把复盘做到位,充分发挥复盘的功效,尤为关键。虽然这并不容易,但绝对物超所值。

 

来源:认识管理

作者:邱昭良