自从出现了项目管理这一方法工具，一大批走在前沿的学者试图将其应用到各个领域，且取得了一定效果。同理，项目管理也可以应用到培训之中。基于项目化管理的培训是指，将培训当作一个项目来执行，运用项目管理的一些知识、技能、方法，使培训能够在资源有限的情况下，实现或超过原设定的需求和期望。这一过程一般包含了五大步骤。

01

巧用“WBS”，定义培训范围

成功实现项目目标所必须完成的、全部且最少的工作即项目范围。通过界定项目范围，可促使项目干系人在项目目标方面达成共识，以保障项目的顺利进行。

但在实际操作中，范围界定不清仍是一种较为常见的现象。很多培训人尤其初学者容易遗漏项目中的必要工作，“东抓一把西抓一把”，缺少计划性。此时，可以使用项目管理的核心工具“WBS”（工作分解结构），明确培训范围，一目了然地呈现需要完成的任务。WBS的创建方法主要包含以下两种：

类比法。参考类似项目的WBS创建新项目的WBS。

自上而下法。从项目的目标开始，逐级分解项目工作，直到参与者认为项目工作已经充分被定义且表示满意。该方法可以定位至项目细节，对于工期、成本、资源的预估相对准确。

若培训是初次使用项目管理工具，且没有可供参考的案例，建议选择自上而下法创建WBS。

WBS分解结构

通过WBS分解工作，既可以囊括培训所涉及的内容，也能分阶段合理安排培训。另外，由于分解时不用考虑时间因素，因此在安排任务时，可以根据任务之间的逻辑关系确定先后顺序。如果前一项任务没有完成，会真接影响到后一项任务的开始，这也侧面警示了培训人需要在关键节点完成规定动作。而没有逻辑关系的某些工作是可以同时进行的，比如课前准备、奖品准备、学员安排等，还能在一定程度上节省时间成本。

02

描绘责任分配矩阵，管理人力资源

企业的培训管理编制人数有限，若只依靠这部分员工进行整个公司的培训管理，效率很难提升。因此，我们可以适当借助内训师、培训机构、专家等内外部力量，将一些具体任务分配出去，以保证项目有序开展。不过这种方式也存在弊端，比如外部人员与内部管理人员之间职责分工不清、任务混乱，进而导致工作被推诿，无人认领等。

项目之初，管理者应该对人力资源进行计划编制，决定各自角色、职责和报告关系。这时推荐使用层次结构图、责任分配矩阵、文本等工具，以描述参与人员具体定位。以责任分配矩阵为例，它可以将项目所需完成的工作落实到有关部门或个人，并明确显示出他们在组织中的关系、地位。同时，责任分配矩阵也可以与WBS紧密联动，实现一人一责。

责任分配矩阵

在责任分配矩阵中，纵向列出项目所需完成的工作单元，横向列出组织成员或部门名称，纵向和横向交叉处则表示需要承担的工作内容。其中，“P”代表责任人，“I”代表支持者或参与者，“R”代表审核人。

在实际操作时，我们应该尽最大可能地吸收参与人员，充分利用培训机构、企业内训师、专家人才队伍等资源。通过矩阵将WBS分解的工作任务分配给每个人，保证利用率最大化。还有一个好处是，采取该方法，管理者只需要与各个子项的责任人对接，不需要与培训参与人员一一对接，有效解决了因项目范围不清导致的人力资源短缺问题。

03

安排项目进度，划分六大里程碑

进度控制指的是，基于总目标和资源优化配置原则，对项目各阶段的工作内容、工作程序、持续时间、衔接关系制定计划并付诸实施。进度计划既是进度控制的依据，也是如期实现项目目标的保证。因此，想要做好进度控制先要制定一个完备的进度计划，后者能够展示多项工作的先后顺序，便于所有成员清楚地知道哪项任务更加关键，从而在规定时间内结束培训。

具体制定步骤为，对照WBS对项目大框架的分解，进一步完成细分环节的排序和持续时间的估算。排序应该遵照实际工作需求，比如企业一般都是先确定目标再制定方案，因此，“制定培训方案”这项工作的前置任务为“确定项目目标”。持续时间的估算应由经验丰富的人员，通过反复测试以往培训工作各项内容所需时间，并结合实际情况精心推敲后得出。

另外，为了让项目成员更清楚每一阶段的工作重点、目标要求、任务之间的逻辑关系，我们还需要确定项目的六项重大里程碑事件。

确定项目参与成员。根据业务需求部门确定的选人标准，遴选出符合条件的学员，报送至人力资源部审核同意。

制定培训方案。与业务需求部门进行访谈，商讨分析后，结合培训机构和人力资源部意见确定培训方案，为项目顺利进行奠定基础。

培训通知。

讲解教学内容。完成此项任务标志着培训教学收尾。

评定优秀学员。根据学员表现情况评定优秀学员，并输出可视化成果。

撰写评估报告。培训评估报告的交付标志着整个项目全面结束。

进度计划表

由于资源有限，内外部不确定因素较多，培训计划较容易受到干扰产生变更。比如，场地被占，需要调整培训时间；意见不统一，培训方案迟迟不能确定等。因此，在培训过程中，我们需要不断将项目的实际进度与计划进度进行对比分析，若落差较大要采取一些措施，保障项目按时推进。

04

自上而下估算，强化成本管控

成本控制就是保证各项工作在各自的预算范围内进行，要求培训人事先对项目进行费用估算，此时自上而下估算法和自下而上估算法较为常用。

自上而下估算法  收集高层和中层管理人员的判断和经验，以及过往类似活动的记录后，数据估算出整体项目、子项目的成本。接着，将这些信息传达给基层管理人员，让他们继续为子项目的每一个任务和工作等细分预算。该方法的优点是能将预算制定得非常精确，不需要担心遗漏细节；缺点是若实际分配到手的资金不足，基层管理人员可能被迫以低预算展开工作，培训效果会大打折扣。

自下而上估算法  原理相反，根据工作分解结构建立起来。先向各参与人员就工作任务征询意见，再汇总计算出项目的总费用。该方法的优点是，考虑到了一线员工对开销情况认识更准确，最后形成的数据会相对精确；同时，让执行人员直接参与到预算工作中，可以促使他们更愿意接受训后结果。缺点是，在罗列各项任务清单时，可能会因为担心上级管理人员削减预算，而过分夸大部分工作的费用。对于一般的培训项目而言，我更推荐采用自下而上估算法。

费用估算表

实际上，进行成本控制的每一环节都需要由相关部门定期把关，保证各项支出的合法性。同时，对比已产生的费用与预算费用也很重要，这能及时管控可能出现的偏差。

05

引入PDCA循环，全面提升培训质量

从企业培训项目开展的全过程看，影响培训质量的因素有培训需求、培训方案、学员和内训师素质、培训管理、培训条件、培训方法、考核机制等因素。根据这些影响因素，我们可以分别在初始、执行、完成三个关键节点上进行质量检查。

初始阶段  实际上是一种预防性措施，可以组织相关人员对培训方案的完整性、科学性进行审查，进一步优化培训方案及参与人员，落实培训场地、设备等细节。

执行阶段  属于过程控制，可以针对内训师授课质量、方案落地情况、学员出勤率、评测成绩等内容全方面考察培训效果。

完成阶段  主要是在考核评估、训后总结等输出阶段检查项目质量。

对以上三个关键节点的质量检测，有助于避免培训流于形式、效果未达预期等情况出现。另外，PDCA循环也可以引入其中，即进行计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、行动（Act）四个步骤的迭代。待一个循环运转结束，质量提高一级后，再制定下一阶循环计划，在周而复始中不断提高培训成效。通过循环把各项工作有机联系起来，彼此协同、相互促进，逐渐靠近最终目标。

PDCA质量控制过程

实践结果表明，项目化管理可以保证培训过程可控、效果达到预期，无论是人力资源、进度，还是费用、质量等方面都产生了明显改变。若将这一方法工具，从一个班次慢慢拓展到所有项目中，相信可以给培训工作带来新的亮点。

来源：《培训》杂志

作者：李嫚